GOVERNO ASSOCIATIVO E ORGANIZZAZIONE

La struttura 
Come ormai noto, consideriamo “i nostri capi” le persone che hanno bisogno del sangue dei nostri donatori. Prima di ogni relazione con enti pubblici o privati, prima di ogni organizzazione interna, questo è la nostra idea guida. La struttura organizzativa di AVIS Comunale Cernusco sul Naviglio, a livello di quanto stabilito dallo statuto comune a tutte le AVIS comunali, è composta dall’Assemblea dei Soci (formata sia dai donatori sia dai collaboratori dell’Associazione), dal Consiglio Direttivo Comunale, dal Presidente e dal Vice Presidente Vicario, e per concludere, dal Collegio dei Revisori dei Conti.

Il sistema di controllo
Il Consiglio, l’Ufficio di Presidenza, i responsabili e gli incaricati, ciascuno per il proprio ambito e nei limiti delle delibere, del regolamento e dello statuto, sono responsabili delle proprie attività e del conseguimento degli obiettivi verso il proprio riferimento organizzativo e, in ultima analisi, il consiglio stesso. I Revisori dei Conti, che si riuniscono ogni trimestre, attuano un controllo costante di regolarità gestionale della gestione finanziaria, senza entrare nel merito e nella legittimità delle decisioni che sono all’origine delle spese.

Le politiche di gestione 
La gestione delle attività necessarie al compimento costante della missione associativa si avvale di una distinzione di funzioni che serve alla comunanza di idealità. Si distinguono quindi:

1. Il CONSIGLIO, organo decisionale delegato dall’Assemblea, con compiti di indirizzo verifica dell’azione associativa;
2. L’UFFICIO DI PRESIDENZA
 , composto da Presidente, i due Vicepresidenti, il Tesoriere e la Segretaria, delegato a gestire questioni urgenti e a supportare il Presidente nelle decisioni per le quali non vi siano i tempi di una convocazione del Consiglio
3. Le COMMISSIONI CONSILIARI,
 che attuano dei compiti delegati dal Consiglio in maniera permanente, rendicontando il Consiglio medesimo e avvalendosi dei volontari per la realizzazione dei compiti assegnati;
4.
 I DELEGATI a speciali attività, con piena rappresentanza del Presidente e responsabili di fronte al Consiglio;
5. I RESPONSABILI
 di funzioni associative e incaricati di attività specifiche, nominati dal Presidente in seguito a deliberazione dell’Ufficio di Presidenza, ratificati dal Consiglio e tenuti a relazionare al medesimo (direttamente o tramite la funzione organizzativa da cui dipendono) sulle attività compiute, la programmazione stilata, la formalizzazione scritta delle linee guida delle attività e i risultati conseguiti;
6. GLI INCARICATI 
a  servizi specifici.
Ciascuna funzione e ciascun responsabile o incaricato svolgono le rispettive attività nell’ambito loro assegnato, per i fini comuni, e con gli strumenti idonei. Ciascuno è chiamato a contribuire alla trasmissibilità a nuovi volontari, mediante forma scritta, delle proprie attività.
Iniziata nel 2005 e proseguita durante tutto il quadriennio di mandato trascorso, questa strutturazione per incarichi e funzioni, in spirito volontario e associativo, si è consolidata e ha assunto, per il 2010, la forma che è riportata nella Tabella degli incarichi che segue.

Elenco Responsabili e Processi Operativi AVIS Cernusco sul Naviglio

         
Codice Nome Processo Responsabile Qualifica Descrizione
         

Area Presidenza

         
1.1 Segreteria di Presidenza Paolo Zucchetti Vicesegretario – Svolgere tutte le funzioni di segreteria , in coordinamento con il Responsabile Segreteria e secondo le indicazioni dell’Ufficio di Presidenza
1.2 Relazioni Enti Esterni Attilio Beretta Delegato Relazioni Autorità Sanitarie – Mantenere costanti e fluide le relazioni formali con le autorità sanitarie, le aziende sanitarie, le cliniche, gli ospedali ei reparti trasfusionali convenzionati
1.3 Rappresentanza Terzo Settore Paolo Zucchetti Vicesegretario – Rappresentare l’Avis presso la consulta del Terzo Settore presso il Comune di Cernusco sul Naviglio
1.4 Privacy Attilio Beretta Responsabile Privacy – Redigere e aggiornare annualmente il DPS – mantenere Avis Cernusco nel rispetto della legge sulla privacy – diffondere la consapevolezza della legge tra i dirigenti
1.5 Convenzioni Attività sospesa dal 2010
Responsabile Convenzioni – Aumentare il numero delle convenzioni
– Delimitare le zone per l’esclusiva di settore merceologico
– Verificare l’interesse di altre Avis e promuoverne l’adesione
1.6 Formazione associativa, sanitaria e presenza nelle scuole Marco Baldo Responsabile Formazione – Promuovere la cultura della formazione permanente in Avis presso le Avis di competenza del suo incarico
– Curare la formazione interna dei volontari, in merito ai programmi di gestione, alle normative e alle linee di aggiornamento promosse dall’associazione
– Curare i contatti con le agenzie formative e organizza le relazioni e gli interventi d’aula
1.7 Progetto Giovani Marco Baldo Responsabile Giovani – Promuovere l’adesione ad Avis dei potenziali donatori tra i 18-35 anni
– Promuovere l’attiva partecipazione associativa dei donatori 18-35enni
– Rappresentare Avis Cernusco presso Avis Giovani a livello provinciale
– Collaborare con il Presidente della Commissione Eventi, il responsabile sport e il responsabile formazione per le iniziative rivolte ai 18-35enni
         

Area Comunicazioni

2.1 Ufficio Stampa Donatella Fiorini Responsabile Ufficio Stampa  Comporre e diramare i comunicati stampa concernenti l’attività associativa; tenere le relazioni con i mezzi di comunicazione sociale
2.2 Archivio Alberto Navoni Responsabile Archivio – Organizzare l’archivio
2.3 Rassegna Stampa Donatella Fiorini Responsabile Rassegna Stampa – Raccogliere mese per mese gli articoli interessanti che parlino di Avis Cernusco sulla stampa locale e gli articoli delle riviste di volontariato o delle Avis (cartacee o web)
– Elaborare un fascicolo mensile per il consiglio cui allega i grafici e le tabelle fornite dal responsabile statistiche
2.4 Iconografie Diana Tosolini Responsabile Iconografia – Sistematizzare i processi di ricezione e archiviazione delle immagini prodotte da Avis Cernusco, su ogni formato
         

Area Centri Trasfusionali

3.1 Centri Trasfusionali Alessandro Piccialli Responsabile Centri Trasfusionali – Coordinare tutte le attività legate alle donazioni
3.2 Ristoro Silvio Fossati Responsabile Ristoro – Mantenere ottimale il servizio e il clima al ristoro del trasfusionale Uboldo – veicolare informazioni, aggiornamenti, circolari attraverso il momento di ristoro
         

Area Segreteria

4.1 Segreteria Maria Elena Frigerio (segretaria)
Paolo Zucchetti (vicesegretario)
Segretario
Vicesegreteria
– Coordinare tutte le attività di segreteria
4.2 Tesseramento Diana Tosolini Responsabile Tesseramento – Predisporre le tessere con tutti i dati per la firma – collaborare alla redazione e alla archiviazione delle schede associative – supportare il tesseramento e migliorare le attività
4.3 Organizzazione Consulente esterno – Supportare la segretaria con il mantenimento in forma scritta del dettaglio dei processi operativi esistenti
4.4 Statistiche Paolo Zucchetti Responsabile Statistiche – Fornire statistiche mensili su: numero donatori effettivi, numero “ritardatari”, n. emeriti; donazioni per tipo, indice di donazione; ripartizione uomini e donne.
– Fornire tutti i dati suddetti sia in aggregato sia divisi per ciascun trasfusionale convenzionato
-Collaborare con il gruppo tecnologico
4.5 Corrispondenza verso i donatori Pio Mariani Responsabile Postini – Mantenere efficace il sistema di corrispondenza interna verso i donatori
4.6 Telefonia Margherita Cinquini (interim operativo Luigi Ratti) Responsabile Telefonisti – Collaborare con l’ufficio organizzazione alla redazione in forma scritta della descrizione delle attività di telefonata
– Verificare e attuare forme alternative e parallele alla chiamata vocale su linea fissa, segnatamente con SMS
         

Area Information Technology

5.1 Information Technology Andrea Frabetti Responsabile Tecnologico – Rendere l’utilizzo della tecnologia tratto costante e facilitante l’attività di avis cernusco
– Dare linee guida all’incaricato del sito web
– Supportare la gestione hw e sw dell’avis cernusco
5.2 Formazione Tecnica Andrea Frabetti Responsabile Tecnologico – Facilitare l’apprendimento del gestionale utilizzato per le donazioni a un numero di volontari utile a creare ridondanza
5.3 Sito Web Carlo Assi (interim)
Incaricato sito Web – Curare l’evoluzione continua del sito web aviscernusco.it nell’ambito delle direttive del responsabile tecnologico
– Supportare via web l’aggregazione di nuovi volontari, in specie giovani, in collaborazione con il responsabile del gruppo giovani

Area Eventi

6.1 Eventi Calogero Federico Presidente Comissione Eventi – Proporre al consiglio la declinazione degli eventi di aggregazione ricorsivi– Gestire l’organizzazione interna e i rapporti con gli enti esterni per dare pratica attuazione agli eventi programmati
6.2 Sport Agostino Guercilena Responsabile Sport – Supportare il comitato di presidenza e collabora con il responsabile giovani nell’utilizzo del linguaggio e degli eventi sportivi come metodi aggreganti dei giovani, al fine di sensibilizzare alla associazionismo volontario e alla donazione del sangue
– Promuovere e gestire, in collaborazione con la commissione eventi, le iniziative ricorrenti di carattere sportivo
– Raccogliere e condividere con il responsabile rassegna stampa gli articoli di stampa riferiti alle attività e ai risultati sportivi di Avis
– Curare le relazioni con i centri sportivi e le rispettive società di gestione, le società sportive, la pallavolo avis, i gruppi sportivi oratoriani le federazioni sportive e l’isef
6.3 Onorificenze Paolo Zucchetti Responsabile Onorificenze – Curare l’approvvigionamento delle onorificenze secondo le necessità delle donazioni
– Gestire tutto il processo di assegnazione delle onorificenze
6.4 Accoglienza e Ristorazione (vacante) Responsabile Accoglienza e Ristorazione – Curare l’accoglienza e i rinfreschi nelle occasioni pubbliche che lo richiedano (assemblea, 9 maggio, biciclettata)
– Curare la presenza al ristoro presso i trasfusionali convenzionati che la richiedano
6.5 Rappresentanza Silvio Fossati Incaricato Rappresentanza – Portare il labaro alle cerimonie delle Avis consorelle

 

(1) le funzioni di Presidente, Vicepresidente Vicario, Vicepresidente, Tesoriere e Segreteria, essendo definite e normate dallo statuto e dal regolamento, non sono comprese in questa esposizione che rappresenta la risposta organizzativa propria di Avis Cernusco a fronte delle attività e del ruolo assunto dall’associazione nel contesto cittadino e intrassociativo.
Gli interlocutori interni ed esterni 

La costante informazione dei nostri interlocutori è un elemento strategico della nostra azione. L’attenzione primaria si rivolge ai nostri donatori volontari, che costituiscono il fulcro delle attività dell’Associazione. Attraverso un’informazione attenta rivolta ai nostri interlocutori interni (volontari donatori e non donatori, organi di governo e di controllo interno) si fornisce una finestra informativa, che è anche strumento di contatto per ogni necessità.
La relazione con i donatori e i volontari, interlocutori interni, è resa graficamente nell’ellisse della figura qui a sinistra.
I flussi di comunicazione con i nostri interlocutori del sistema Avis ai livelli provinciali, regionale e nazionale permettono di rimanere costantemente informati sulle evoluzioni riguardanti l’associazione e di attivare nuove iniziative di rete (quadrante in alto a sinistra). Interlocutori esterni fondamentali sono i referenti dell’Azienda Ospedaliera e dei centri trasfusionali, a cui indirizziamo i donatori per il loro gesto periodico di solidarietà concreta, l’esemplificazione più diretta di cosa significa essere Avisino: donare il sangue per il prossimo
Per le sue finalità e per la propria visione di società, Avis è naturalmente propensa a rapportarsi con tutte le agenzie formative (scolastiche, oratoriali, sportive) presenti sul territorio cernuschese.
Costanti, infine, sono le relazioni con tutti gli attori del sistema sociale ed economico, dalla cittadinanza in generale (raggiunta dalla comunicazione istituzionale e dalla propaganda Avis mediante gli strumenti di comunicazione sociale) alle associazioni di volontariato, specialmente quelle firmatarie del protocollo nazionale di collaborazione del 9 maggio 2006, per arrivare ai consulenti e fornitori, e infine ai finanziatori privati e pubblici. Nello specifico, le relazioni con il comune, oltre ad essere improntate alla massima collaborazione, sono precise e puntuali anche nelle formalità e adempimenti richiesti dall’Ente.
L’azione dei nostri volontari quindi, anche attraverso gli organi di governo associativo, permette di rapportarci:
• con i nostri Soci
• con il sistema Avis
• con il sistema sanitario
• con il sistema formativo
• con il sistema socio-economico,
nei modi che sono di volta in volta necessari e specifici nei confronti dei diversi interlocutori, al fine di perseguire per diverse strade l’obiettivo centrale dell’azione associativa: promuovere e sostenere la donazione associativa, anonima e gratuita del sangue e dei suoi componenti.

Avis sistema a rete 
La ricchezza di Avis nella nostra zona, e la presenza di organismi di coordinamento vicini (Avis provinciale, regionale, nazionale, tutti con sede a Milano), insieme all’eredità di legami e di fiducia che viene dalla storia di Avis Cernusco, hanno fatto sì che Avis Cernusco potesse continuare in un positivo scambio di esperienze e di incontri con altri volontari che condividono i nostri ideali e la nostra missione. Negli anni successivi al 2000 la prassi degli incontri bilaterali o multilaterali con altre Avis o con altre associazioni è divenuta normale, e viene attivata a seconda dei progetti ricorsivi o eccezionali che Avis Cernusco attua anno dopo anno a supporto della sua missione di promozione e gestione della donazione organizzata e associativa del sangue. Un altro strumento per “fare rete”, consolidato da decenni, è lo scambio di presenze, con il labaro di sezione, ad eventi e ricorrenze di altre Avis. In queste occasioni si sono come sempre intessute relazioni e contatti utili per rafforzare i legami e rinsaldare la rete associativa nel suo complesso. Ancora, strumenti per tenere salda la rete con i donatori sono stati:

  • La presenza dei volontari al nuovo centro trasfusionale “Uboldo” e al relativo ristoro
  • L’azione dei “postini” che recapitano corrispondenza associativa (La Lettera Avis) e sanitaria (i resoconti di analisi in busta chiusa successivi ad ogni donazione)
  • L’utilizzo della rete internet, mediante il sito web e, soprattutto, l’utilizzo dell’email.

 

Questo strumento, oltre ad essere veicolo della “Lettera Avis” in formato elettronico, è stato dal mese di novembre  utilizzato in senso proprio, come canale per raggiungere i nostri associati di cui disponiamo di email. Tale utilizzo avviene in occasione di eventi specifici (assemblee, comunicazioni relative al CT) o, nei periodi in cui le disponibilità organizzative lo consentono, sotto forma di newsletter periodica.